Postes /

Assistant(e) de Direction

Mamoudzou, Mayotte

L'AGENCE :

L'agence INADCOM, agence globale 360° en communication, spécialisée dans l'accompagnement, le conseil et la stratégie en communication, la gestion d'image (entreprises, collectivités publiques, personnes physiques), la création graphique, la production audiovisuelle, l'événementiel et la représentation de personnalités et de marques, recrute un(e) ASSISTANT(E) DE DIRECTION ayant une expérience dans le milieu de la publicité, communication.

Vous travaillerez sous la direction de l'équipe dirigeante de l'agence (Directeur d'agence, DAF et DA).

DESCRIPTION DU POSTE :

L’assistant(e) de direction collabore étroitement avec la direction et chaque responsable de chaque pôle de l'agence. Il seconde la direction au sens large pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité de la direction. La mission de l’assistant(e) de direction peut l’amener à seconder plusieurs responsables, voire coordonner une équipe et servir d’interface avec différents services : ressources humaines, juridique, financier, communication. C'est à la fois le bras droit, l'assistant(e) et la personne de confiance auquel des missions importantes et variées sont confiées.

MISSIONS DE L'ASSISTANT(E) DE DIRECTION POLYVALENT :

Rattaché(e) à l’équipe dirigeante de l’Agence, vous avez pour mission principale de lui apporter du soutien dans la gestion des tâches quotidiennes. Vous contribuerez de plus à la bonne circulation des informations. Ainsi vous assisterez la Direction et effectuerez au quotidien essentiellement des tâches administratives et secrétariat pour le bon fonctionnement général de la société. Véritable interface entre les collaborateurs de l'agence mais aussi avec les interlocuteurs extérieurs. Organisation des dossiers, réalisation de documents administratifs, classement et archivage, relance clients et fournisseurs, établissement de devis, factures, suivi financier...

Les missions que nous souhaitons vous confier s’articulent autour de 5 pôles :

1- Ressources humaines :

• Soutien au recrutement par la publication d’offres d’emploi, la qualification de candidatures, l’organisation des entretiens d’embauche ; accueil des nouveaux entrants, gestion des absences et relation avec le service paie, mise en place de tableaux de bord permettant de fluidifier la gestion du personnel, organisation des congés, validation de notes de frais

• Gestion administrative du personnel

• Elaboration du plan de formations pour les collaborateurs et Organisation de la logistique des formations

2- Communication :

• Communication externe : relation client, publication de posts sur les réseaux sociaux dont Linkedin

• Communication interne : relai des informations transmises par la direction, rédaction de notes internes, organisation de team building et autres événements collaboratifs

• Organiser les réunions, prendre des rendez-vous, préparer

• Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant

3- Comptable :

• Collecter, contrôler et tracer les règlements clients reçus – Générer les relances, suivre les paiements en retour

• Réaliser les rapprochements bancaires

• Gérer et suivre les règlements clients ainsi que la facturation

• Suivre les renouvellements d'hébergements et de maintenances des clients et de l'agence

• Passer des commandes de fournitures, matériel ou consommables et faire le suivi des livraisons

4- Administratif:

• Traitement du courrier entrant, accueil téléphonique et physique, gestion des services généraux, aide à la rédaction de courriers, relecture et mise en forme de documents divers, organisation des déplacements, des rendez-vous

• Gérer et améliorer l'administratif de la société

• Créer puis mettre en œuvre de nouvelles procédures et tableaux de bords

• Organiser l'archivage et le classement des documents importants

• Gérer les plannings des collaborateurs et des projets

• Assurer l'accueil, l'organisation des déplacements

• Etablir des tableaux de bord

• Faire une mise à jour de la documentation professionnelle et réglementaire

• Gérer l’ordre du jour, le planning, le courrier et l’agenda de la Direction (Directeur d'agence, DAF et DA)

5- Support aux équipes :

• Aide sur les différents projets de l'agence

• Rédaction de documents

• Contrôler la qualité

• Optimiser la gestion des activités

• Manager des événements spécifiques comme les salons, les réunions, les conférences...

• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers

COMPÉTENCES TECHIQUES :

Les compétences que doit avoir l'Assistant(e) de Direction sont les suivantes:

Savoir s’exprimer oralement et rédiger à l’écrit avec aisance
Maîtriser les suites logiciels bureautiques : traitement de texte, tableur, tableaux de bord, messagerie et agenda électroniques
Gérer son stress
Savoir réagir efficacement et avec sang-froid
Posséder un très bon sens de l’organisation, de la planification, du classement et de la priorisation de ses tâches selon leur urgence et leur importance
Savoir coordonner une équipe et gérer un budget
Maîtriser une ou plusieurs langues étrangères est fortement souhaitable (plus particulièrement l'Anglais)
Avoir des connaissances en comptabilité serait un plus
Connaître les règles juridiques des droits d'auteurs
Aider à la rédaction des réponses aux appels d'offres des marchés publics comme des entreprises
Être à l’aise au téléphone et avec l’outil informatique pour lequel vous avez idéalement une appétence particulière

Qualités personnelles

Stratège
Polyvalent
Pragmatique
Enthousiaste
Flexible
Dynamique
Innovant
Charismatique
Entreprenant
Disponibilité et discrétion
Rigoureux
Esprit d'analyse
Capacité de synthèse
Sens de l'initiative
Ouverture d'esprit
Haut degré d'autonomie
Bonne expression écrit
Bonne expression orale

Profil

De formation bac+2/bac+3, vous avez 3 ans d’expérience idéalement dans un poste similaire. Vous connaissez les enjeux d’une structure en pleine croissance, dans un environnement multi tâches.

Votre capacité à travailler en transverse avec tous les services de l’entreprise et apporter un soutien permanent à la Direction (Directeur d'agence, DAF, DA) et ponctuel aux Responsables de comptes et Chefs de projets est une condition essentielle pour votre réussite à ce poste.

Votre organisation et votre rigueur sont des qualités indispensables à ce poste, tout comme votre autonomie et votre pro-activité.

Doté d’un grand sens relationnel, votre sens de la confidentialité et votre tempérament positif sont appréciés. Vous avez un goût prononcé pour le travail en équipe et le secteur de la communication.

Dynamique et force de proposition, disposant d’un excellent relationnel, vous voulez vous impliquer dans une agence 360°? Inadcom saura vous donner l'opportunité de vous dépasser pour sublimer vos talents.

Ces missions vous seront confiées progressivement et vous serez formé pour les tâches les plus techniques.